No permita que las videollamadas agoten su energía

“Seamos realistas, las videollamadas son agotadoras. Pero hay algunas cosas que podemos hacer para ahorrar tiempo y energía”.

Con esta frase comienza un artículo aparecido en la Harvard Business Review  escrito por  Liz Fosslien  y  Mollie West Duffy (*) colaboradoras en Harvard Business School y autoras del libro “No Hard Feelings: The Secret Power of Embracing Emotions at Work” en español  “El poder secreto de abrazar las emociones en el trabajo”.Según explica el artículo existen algunos pasos que podrían mitigar el cansancio que conlleva esta forma de comunicación que ha llegado intempestivamente a nuestras vidas.  Siempre se puede dar un paso atrás y preguntarse si realmente es necesaria una videoconferencia.

La crisis de Covid-19 ha alejado a las personas del lugar de trabajo y los empleadores, en general, aunque a veces de mala gana, han aceptado que las personas pueden trabajar de manera eficaz desde casa. Como para compensar este distanciamiento y mantener vivo el lugar de trabajo en un sentido virtual, los empleadores también han alentado a las personas a ceñirse a la jornada laboral convencional.  El mensaje es que trabajar desde casa está bien e incluso puede ser muy eficiente, siempre que las personas se unan a las videollamadas junto con todos los demás, durante todo el día.

Esta colaboración no presencial de los equipos ha sido propiciada e incrementada por las empresas y los propios líderes. Este hecho, beneficioso en términos de productividad, inmediatez, eficiencia en el uso del tiempo y ahorro de costos, supone un mayor reto para las personas a la hora de construir y mantener un sentido de pertenencia y vínculo emocional entre ellos y con la organización.

Además, en muchos casos los empleados a menudo luchan con la “jornada laboral” cuando trabajan desde casa, porque muchos tienen que lidiar con las demandas de sus familiares, convivientes en casa.

¿Por qué las videollamadas nos agotan tanto? Hay unas pocas razones.

En parte, se debe a que nos obligan a centrarnos más intensamente en este modelo de reunión para absorber información. Piénselo de esta manera: cuando está sentado en una sala de conferencias, puede confiar en los intercambios laterales susurrados para ponerse al día si se distrae o responder preguntas rápidas y aclaratorias. Sin embargo, durante una videollamada, es imposible hacer esto a menos que use la función de chat privado o intente encontrar un momento para dejar de silenciar el micrófono y pedirle a un colega que lo repita.

Si descubre que está más exhausto al final de su jornada laboral de lo que solía estar, no está solo. Durante los últimos meses, las menciones de “fatiga de las videollamadas” han aparecido cada vez más en las redes sociales, y las búsquedas en Google de la misma frase han aumentado constantemente desde principios de la pandemia.Debemos entender que el trabajo remoto no tiene por qué significar videollamadas durante todo el día.

Por otra parte, el problema no se circunscribe solamente al hecho de que las videollamadas hacen que sea más fácil que nunca perder la concentración.

Todos lo hemos hecho alguna vez; creemos que podemos escuchar con atención, revisar nuestro correo electrónico, enviar un mensaje de texto a un amigo y publicar una carita sonriente mientras estamos atendiendo una videollamada. Excepto que, por supuesto, no terminamos de escuchar mucho cuando estamos distraídos. Ya no solamente estamos simplemente marcando una o dos reuniones virtuales, cuando trabajamos desde casa, también buscamos continuamente nuevas formas educadas de pedirles a nuestros seres queridos que no nos molesten. Para aquellos que no tienen un espacio privado para trabajar, es un desafío especial.

Por último, la “fatiga de las videollamadas” se deriva de cómo procesamos la información en vídeo. En una videollamada, la única forma de demostrar que estamos prestando atención es mirar a la cámara. Pero, en la vida real, ¿con qué frecuencia nos paramos a un metro de un colega y miramos su rostro? Probablemente nunca. Esto se debe a que tener que mantener una “mirada constante” nos hace sentir incómodos y cansados. En una conversación personal podemos usar nuestra visión periférica para mirar por la ventana o mirar a otros en la habitación, por un instante. En una videollamada, debido a que todos estamos sentados en casas diferentes, si nos damos la vuelta para mirar por la ventana, nos preocupa que parezca que no estamos prestando atención. Sin mencionar que la mayoría de nosotros también estamos mirando una pequeña ventana de nosotros mismos, lo que nos hace hiperconscientes de cada gesto o expresión y de cómo podría interpretarse. Sin los descansos visuales que necesitamos para reenfocarnos, nuestro cerebro se fatiga.

Si todo esto parece una mala noticia, existen algunos consejos basados ​​en investigaciones que pueden ayudar a que las videollamadas sean menos agotadoras.

Evite la multitarea:

Es fácil pensar que puede aprovechar la oportunidad para hacer más en menos tiempo, pero las investigaciones muestran que intentar hacer varias cosas a la vez reduce el rendimiento. Debido a que tiene que apagar y encender ciertas partes de su cerebro para diferentes tipos de trabajo, cambiar entre tareas puede costarle hasta el 40 por ciento de su tiempo productivo. Los investigadores de Stanford descubrieron que las personas que realizan múltiples tareas no pueden recordar cosas tan bien como sus compañeros más enfocados. La próxima vez que esté en un chat de video, cierre cualquier pestaña o programa que pueda distraerlo (por ejemplo, su bandeja de entrada), guarde su teléfono y permanezca presente. Sabemos que es tentador, pero intente recordarse a sí mismo que el mensaje que se recibe  puede esperar 15 minutos y que podrá crear una mejor respuesta cuando no esté en un chat de video.

Permítase descansos:

Tome pequeños descansos del video durante llamadas más largas minimizando la ventana, moviéndola detrás de sus aplicaciones abiertas o simplemente apartando la vista de su computadora por completo durante unos segundos de vez en cuando. Ahora todos estamos más acostumbrados a estar en videollamadas y a los factores estresantes que vienen con las sesiones ininterrumpidas.

Es probable que sus colegas comprendan que es posible escuchar sin mirar la pantalla durante treinta minutos completos, porque en realidad la pantalla no agrega nada, a menos que la persona haga gestos. Esta no es una invitación a empezar a hacer otra cosa, sino a dejar descansar la vista por un momento.

Para los días en los que no puede evitar las llamadas consecutivas, considere hacer reuniones de 25 o 50 minutos (en lugar de la media hora y la hora estándar) para tener suficiente tiempo para levantarse y moverse un poco. Si está en una videollamada de una hora, permita que las personas apaguen sus cámaras durante partes de la llamada.

Reduzca los estímulos de pantalla:

Las investigaciones muestran que cuando se está en modo video,  se tiende a pasar la mayor parte del tiempo mirando la propia cara. Esto se puede evitar fácilmente ocultándose de la vista. Aún así, las distracciones en pantalla van mucho más allá de usted. Es posible que se sorprenda al saber que en los videos, no solo nos enfocamos en los rostros de los demás, sino también en sus antecedentes. Si está en una llamada con cinco personas, puede sentirse como si estuviera en cinco salas diferentes a la vez. Puedes ver sus muebles, plantas y papel tapiz. Incluso podría esforzarse para ver qué libros tienen en sus estantes. El cerebro tiene que procesar todas estas señales ambientales visuales al mismo tiempo. Para combatir la fatiga mental, anime a las personas a usar fondos de pantalla sencillos (por ejemplo, un póster de una escena de playa pacífica) o acuerde como grupo que todos los que no estén hablando apaguen el video.

Permítase que los eventos sociales virtuales no sean obligatorios:

Después de un largo día de videollamadas consecutivas, es normal sentirse agotado, especialmente si eres introvertido. Es por eso, que las sesiones sociales virtuales deben mantenerse optativas, lo que significa que el propietario del evento deja explícito que las personas son bienvenidas, pero no obligadas, a unirse.

Considere nombrar un facilitador:

Si usted es el organizador de la reunión, y espera un grupo grande de asistentes, puede considerar nombrar a un facilitador. Esta persona puede comenzar haciendo una pregunta y luego dejar en claro en qué orden deben hablar las personas, para que todos puedan escucharse entre sí y el grupo no comience a hablar de una vez. Es fácil sentirse abrumado si no sabemos qué se espera de nosotros, o si estamos constantemente tratando de averiguar cuándo deberíamos o no intervenir.

Cambie a llamadas telefónicas o correo electrónico:

Consulte su calendario de los próximos días para ver si hay alguna conversación que puedas tener a través del teléfono o por correo electrónico.

Si llegan las 4:00 p.m. y ya está agotado, pero tiene una próxima videollamada, pídale a la persona que cambie a una llamada telefónica o sugiera retomar la conversación más tarde para que ambos puedan recargar energías. Pruebe algo como “Me encantaría un descanso de las videollamadas. ¿Te importa si hacemos esto por teléfono?” Lo más probable es que la otra persona también se sienta aliviada por el cambio.

Para las llamadas externas, evite usar el video de forma predeterminada, especialmente si no se conocen bien.

Muchas personas ahora sienten una tendencia a tratar el video como el predeterminado para todas las comunicaciones. En situaciones en las que se comunica con personas ajenas a su organización (clientes, proveedores, redes, etc.), conversaciones para las que solía depender de las llamadas telefónicas, es posible que se sienta obligado a enviar un enlace para una videollamada. Pero ésta es bastante íntima e incluso puede parecer invasiva en algunas situaciones. Por ejemplo, si se le pide que realice una llamada de asesoramiento profesional y no conoce a la persona con la que está hablando, utilizar el teléfono suele ser una opción más segura. Si su cliente lo llama por videollamada sin previo aviso, está bien rechazarlo y sugerirle una llamada telefónica.

Algunos de estos consejos pueden ser difíciles de seguir al principio (especialmente el de resistir la tentación de navegar por la pestaña durante la próxima videollamada). Pero seguir estos pasos puede ayudarlo a evitar sentirse tan agotado al pensar en otro chat de video. Ya es bastante cansado tratar de adaptarse a esta nueva normalidad.

Conclusión: todos hemos comprobado que existen  barreras inherentes a las relaciones virtuales. Ahora más que nunca es necesario minimizar sus descompensaciones, identificando las palancas necesarias para encontrar un equilibrio profesional y personal.